Chị Hương - Quản trị viên
28 tuổi | Kinh nghiệm 4 năm | Quản lý hoạt động bán hàng và tài chính
HOẠT ĐỘNG
Vai trò & Trách nhiệm
Chị Hương là người quản lý chính của TFV, chịu trách nhiệm duyệt những cơ hội bán hàng mới, xử lý hóa đơn thanh toán, theo dõi khoá học, quản lý dữ liệu học viên, và cấp quyền truy cập hệ thống. Chị là người liên hệ đầu tiên cho các vấn đề về khoá học, thanh toán, và báo cáo kinh doanh.
RACI: Responsible (tập hợp) | Accountable (duyệt final) | Consulted (kinh tế) | Informed (tất cả)
Một ngày làm việc (09:00 - 17:00)
09:15
Kiểm tra danh sách khách hàng mới
→ Mở bảng điều khiển CRM: 3 cơ hội mới (HP, Anh Minh, Chị Lan) yêu cầu tư vấn lớp IELTS cơ sở
Hệ thống: Khách hàng tự đăng ký qua website → Cập nhật realtime trong CRM
CRM
09:45
Phê duyệt hóa đơn thanh toán
→ Danh sách chờ: 5 hóa đơn từ khoá học Foundation, Pre-IELTS, 1:1. Chị ký phê duyệt 2 hóa đơn (4.8M VND Foundation F76, 6.4M VND Pre-IELTS P75R)
Trigger: Khi học viên nộp tiền → Khóa học tự tạo hóa đơn → Chờ phê duyệt admin
THANH TOÁN
10:30
Xem báo cáo doanh thu tháng
→ Bảng báo cáo tài chính: Tháng 5 đạt 142M VND (11 khoá học, 87 học viên), so sánh tháng trước tăng 8%
Hệ thống tính tự động từ hóa đơn đã phê duyệt, không cần nhập thủ công
BÁO CÁO
11:15
Kiểm tra danh sách nhân viên dạy hôm nay
→ Lịch giáo dục: Cô An (IELTS), Cô Linh (1:1 Anh - Linh), Anh Khoa (Thiết kế chương trình) hoạt động hôm nay, tổng cộng 6 giờ dạy
Dữ liệu lấy từ công việc hôm nay đã được giáo viên tạo, tự cập nhật bảng lịch
LỊCH BIỂU
14:00
Xử lý yêu cầu bộ lọc truy cập từ giáo viên
→ 1 yêu cầu từ Cô An: Cấp quyền xem điểm chuyên môn (phù hợp với vai trò giáo viên). Chị duyệt và cấp ngay lập tức
Hệ thống: Quyền truy cập ngay lập tức sau phê duyệt, không cần restart
QUYỀN
15:30
Xem danh sách học viên chưa hoàn thành khoá học
→ Bộ lọc: 12 học viên (trong 87) chưa hoàn thành 50% nội dung. Chị ghi chú để liên hệ riêng tuần sau
Hệ thống: Điểm danh tự cập nhật từ bài tập/bài kiểm tra, tính % hoàn thành tự động
TIẾN ĐỘ
16:45
Gửi báo cáo hàng tuần cho lãnh đạo
→ Xuất file báo cáo: 87 học viên hoạt động, 11 khoá học, 5 giáo viên, 142M VND doanh thu, 92% tỉ lệ hoàn thành
1 nút xuất PDF → hệ thống tạo báo cáo từ database trong 5 giây
XUẤT BÁO CÁO
Quyền truy cập & Kiểm soát
✓
Xem tất cả cơ hội bán hàng (CRM)
✓
Phê duyệt/Từ chối hóa đơn
✓
Xem báo cáo tài chính
✓
Quản lý quyền người dùng
✓
Xem lịch biểu giáo dục
✓
Xuất dữ liệu báo cáo
✓
Cấu hình cài đặt hệ thống
✓
Xem nhật ký audit/thay đổi
Những khó khăn hiện tại
- Duyệt hóa đơn thủ công: Mỗi hóa đơn phải duyệt riêng → tốn 30 phút/ngày. Nên có qui tắc tự động duyệt cho những hóa đơn từ học viên đã được xác nhận.
- Báo cáo chậm: Phải chờ 10 phút để tạo báo cáo lớn (87 học viên × 5 trường). Nên có cache báo cáo hàng ngày.
- Không biết ai đang online: Không thể theo dõi ai đang truy cập hệ thống ngay lúc này → có thể gây duplicate entry.
- Lỗi nhập liệu học viên: Khi tạo hóa đơn, tên học viên/khoá học nhập sai → phải sửa thủ công sau. Nên có validate tên trước khi lưu.
Cải tiến từ hệ thống ERP
- Tiết kiệm thời gian duyệt: Từ 30 phút/ngày → 5 phút/ngày nhờ quy tắc tự động duyệt (tăng 6 lần)
- Báo cáo realtime: Thay vì chờ 10 phút → xuất trong 5 giây (tăng 120 lần tốc độ)
- Hiển thị nhân viên online: Bảng điều khiển cho thấy ai online → giảm duplicate entry 95%
- Validate dữ liệu: Hệ thống kiểm tra tên học viên/khoá học khi nhập → giảm lỗi sửa lại từ 5/tuần → 0
Khoảng trống còn lại
- Không có tính năng hoàn tiền tự động khi học viên hủy khoá học trong vòng 2 tuần (phải xử lý thủ công)
- Không theo dõi được các khoá học nào đang gặp rủi ro (ít học viên hoàn thành) → cần dashboard cảnh báo
- Không có tối ưu hóa lịch dạy (giáo viên/phòng học) → phải sắp xếp thủ công
- Báo cáo tiền trả giáo viên (lương + thưởng) chưa tích hợp → dùng Excel, dễ sai số
📺 Một ngày của Chị Hương qua màn hình Odoo
5 màn hình tiêu biểu — sắp xếp theo dòng thời gian trong ngày 09:00 → 17:00. Mỗi màn hình tương ứng với 1–2 hoạt động trên timeline ở trên.
1 · Trang chủBảng KPI mở đầu ngày
09:00
2 · CRMKanban lead mới
09:15
3 · Kế toánHoá đơn chờ thu
09:45
4 · Học vụDuyệt ghi danh
14:00
5 · Báo cáoDòng tiền hôm nay
16:45
Màn 1 · Trang chủ Odoo của Chị Hương — 09:00 mở máy, 4 thẻ KPI tự cập nhật
Bảng điều khiển
Chị Hương · Admin TFV
Doanh thu tháng 5
142 M ₫
Việc cần làm hôm nay (5)
| ○ | Phân công Cô Loan tiếp 2 lead IELTS mới | CRM | 09:15 |
| ○ | Duyệt 2 hoá đơn Foundation F76 & Pre-IELTS P75R | Kế toán | 09:45 |
| ○ | Cấp quyền xem điểm cho Cô An | Hệ thống | 14:00 |
| ○ | Xác nhận 3 ghi danh sau khi thanh toán xong | Học vụ | 14:30 |
| ○ | Xuất báo cáo dòng tiền hôm nay gửi BP Lead | Báo cáo | 16:45 |
Trước 09:00 — mở đầu ngày. Trang chủ dùng spreadsheet.dashboard chuẩn của Odoo — 4 thẻ KPI tính bằng read_group trên crm.lead, account.move, op.student. Danh sách Việc cần làm kéo từ mail.activity được gán cho chị Hương.
Màn 2 · CRM › Đường ống bán hàng — 09:15 phân công lead mới vào tay sales
CRM
Chị Hương
Đường ống › IELTS Online — T6/2026
Mới 3
Linh Nguyễn 4.8 M ₫IELTS Sáng T2/4/6 · 0912 384 *** · Facebook ads
HP — Pre-IELTS 6.4 M ₫Mục tiêu 6.5 · Học viên cũ Foundation · Đặt chỗ ✓
Chị Lan 4.8 M ₫IELTS Tối T3/5/7 · Giới thiệu (referral) · 0908 ***
Đủ điều kiện 5
Anh Minh 4.8 M ₫Cô Loan tư vấn · Chờ học viên xác nhận
Thu Hà 6.4 M ₫Pre-IELTS · BP Lead duyệt học bổng 25 %
… +3
Đề xuất 2
Khánh Linh 5.76 M ₫Quotation S00178 gửi 2 ngày trước · chờ phản hồi
Quang Hùng 3.2 M ₫Học bổng 50 % · cần BP Lead duyệt cuối
Thắng 12
Bảo Trân 4.8 M ₫Đã thanh toán · sẵn sàng vào lớp Sáng T2/4/6
… +11
09:15 — phân công. Kanban chuẩn của Odoo CRM. Chị Hương click chuột phải lên thẻ Linh Nguyễn để gán cho Cô Loan; trường x_source_campaign (Facebook ads) là phần TFV mở rộng giúp phân bổ doanh thu theo nguồn ở cuối tháng.
Màn 3 · Kế toán › Hoá đơn khách hàng — 09:45 lọc các hoá đơn chờ thu
Kế toán
Chị Hương
Hoá đơn khách hàng › Bộ lọc: Chưa thu hết
Lọc ▾
Nhóm theo ▾
Gửi nhắc nợ (2)
5 hoá đơn · tổng 23 200 000 ₫
| Số HĐ | Khách hàng | Ngày phát hành | Hạn thanh toán | Trạng thái | Còn phải thu |
|---|
| INV/2026/00134 | Anh Minh Đức | 22/05 | 29/05 | Quá hạn 11 ngày | 6 400 000 ₫ |
| INV/2026/00137 | Trần Phúc Lâm | 25/05 | 01/06 | Quá hạn 8 ngày | 4 800 000 ₫ |
| INV/2026/00139 | Nguyễn Bảo | 31/05 | 07/06 | Đến hạn hôm nay | 4 800 000 ₫ |
| INV/2026/00141 | Linh Nguyễn | 02/06 | 09/06 | Còn 2 ngày | 4 300 000 ₫ |
| INV/2026/00142 | HP — Pre-IELTS | 04/06 | 11/06 | Còn 4 ngày | 2 900 000 ₫ |
09:45 — duyệt & nhắc nợ. Bộ lọc Chưa thu hết + sort theo invoice_date_due cho ngay 2 hoá đơn quá hạn. Nút Gửi nhắc nợ (2) bắn email tự động qua account.followup chuẩn của Odoo — chị Hương không phải soạn tay.
Màn 4 · Học vụ › Ghi danh › Đơn của Linh — 14:00 xác nhận sau khi thanh toán xong
Học vụ
Chị Hương
Ghi danh › OP/2026/00142 — Nguyễn Thị Linh
Xác nhận ghi danh
Tạm hoãn
Từ chối
Nháp
Đã gửi
Chờ xác nhận
Đã ghi danh
14:00 — duyệt ghi danh. Đối tượng op.admission chuẩn của OpenEducat; chị Hương chỉ xác nhận, không phải tạo tay res.users hay op.student.course — các thao tác sau xác nhận chạy tự động trong confirm_in_progress() của addon tfv_enrollment.
Màn 5 · Báo cáo › Dòng tiền hôm nay — 16:45 chốt ngày, gửi BP Lead
Báo cáo
Chị Hương
Dòng tiền › 06/06/2026 (hôm nay)
Hôm nay
Tuần này
Tháng này
Xuất PDF
Gửi BP Lead
Khoản mụcĐầu ngàyPhát sinhCuối ngày
Học phí thu được—+9 100 000 ₫9 100 000 ₫
· Foundation F76 (Nguyễn Bảo)—4 800 000 ₫—
· IELTS Foundation (Linh)—4 300 000 ₫—
Đặt chỗ giữ slot (T6/2026)—+1 500 000 ₫1 500 000 ₫
Hoàn lương Cô An (T5)—−3 000 000 ₫−3 000 000 ₫
Dòng tiền ròng hôm nay—+7 600 000 ₫7 600 000 ₫
16:45 — chốt ngày. Báo cáo do addon tfv_reports dựng — chạy account.move.line + tfv.reservation + hr.payslip qua một QWeb template; xuất PDF 1 trang gửi BP Lead không cần Excel trung gian. Quan trọng: chị Hương không nhập tay con số nào — tất cả lấy thẳng từ bút toán đã hạch toán.